在手機上使用預設回覆和快速回覆
如果你經常傳送同樣的訊息，例如客服回覆、出貨更新、報價或常見問題，在手機上重打既慢又容易出錯。預設回覆提供一份已審核的起點，貼上鍵盤則讓這些回覆可以在各個 App 裡使用。
設定回覆
- 先從你最常傳送的幾則回覆開始，不要把所有文件都匯進來。
- 把每則回覆存為 KeyPaste 資料庫中的片段，並起一個能說明何時使用的短標題。
- 加上
support、sales或shipping這類標籤，方便快速篩選。 - 把相關回覆放進資料夾，並用手動排序把最常用的放在前面。
- 對傳送前必須改寫的細節，使用
[NAME]、[ORDER NUMBER]或[DATE]這類明顯佔位符。
範例：
您好 [NAME]，感謝您的訂購。貨物已於 [DATE] 寄出。物流查詢： [TRACKING LINK]
團隊共用的範本裡，不要放敏感或帳户相關的資料。預設回覆用來減少打字，傳送前仍需要最後檢查。
在各處使用
在訊息、郵件或電商 App 裡切換到 KeyPaste 鍵盤，依標籤或資料夾篩選，點一下文字片段即可插入。檢查佔位符，依對話調整語氣，然後再傳送。因為它是鍵盤，同一份資料庫可以出現在許多 App 裡，而不限於自帶範本功能的 App。
對誰有幫助
- 客服在多個管道回答同樣的問題。
- 賣家在電商 App 裡快速回覆買家。
- 任何人每天都會傳送那幾則固定訊息。
也可以儲存富文本和圖片，但目標 App 的支援程度不同。在訊息和電商 App 裡，純文字最可靠。
讓資料庫好維護
- 政策、價格或出貨時效變化時，覆查高頻回覆。
- 寧可保留一則標準回覆，也不要堆很多幾乎一樣的版本。
- 把最重要的限定條件放在開頭，避免漏看。
- 在團隊實際使用的 App 裡測試每則範本。