モバイルで定型返信とクイックリプライを使う

サポート返信、配送状況、価格、よくある質問など、同じメッセージを何度も送るなら、スマホで打ち直すのは遅く、ミスも増えやすいです。定型返信は承認済みの出発点になり、ペーストキーボードならそれらの返信を複数のAppで使えます。

返信を用意する

持っている文書をすべて取り込むのではなく、実際によく送る返信から始めます。
各返信をKeyPasteのライブラリにスニペットとして保存し、使う場面がわかる短いタイトルを付けます。
support、sales、shipping などのタグを付けて、すばやく絞り込めるようにします。
関連する返信をフォルダにまとめ、よく使うものを手動の並び順で先頭に置きます。
送る前に必ず直す箇所には、[NAME]、[ORDER NUMBER]、[DATE] のようなわかりやすいプレースホルダを使います。

例:

Hi [NAME], thanks for your order. It shipped on [DATE]. You can track it here: [TRACKING LINK]

チームで使うテンプレートには、機密情報やアカウント固有のデータを入れないでください。定型返信は入力を減らすためのもので、送信前の最終確認をなくすものではありません。

どこでも使う

メッセージ、メール、マーケットプレイスのAppでKeyPasteキーボードに切り替え、タグまたはフォルダで絞り込み、テキストスニペットをタップして挿入します。プレースホルダを確認し、会話に合わせてトーンを直し、送信します。キーボードなので、テンプレート機能を持つAppだけでなく、多くのAppで同じライブラリを使えます。

役立つ人

サポート担当: 複数チャネルで同じ質問に答える人
販売担当: マーケットプレイスAppで購入者にすばやく返信する人
日常的に同じメッセージを送る人

リッチテキストと画像も保存できますが、送り先Appの対応は異なります。メッセージやマーケットプレイスAppでは、プレーンテキストがもっとも確実です。

ライブラリを維持しやすくする

方針、価格、配送時間が変わったら、よく使う返信を見直します。
ほぼ同じ版をいくつも持たず、正規の返信を1つにします。
見落とされないよう、重要な条件を先頭近くに置きます。
チームが実際に使うAppで、各テンプレートを試します。